来月から資金繰りを担当してください、と言われたとき

資金繰り表のExcelと共有フォルダだけを引き継ぎ、前任者と話せる時間が2時間しかないときの進め方です。AIには「質問リスト」を作らせ、自社固有のことは前任者と社内規程で確かめます。

1. Before ― 手元はどうなっているか

架空のIT企業、サンライズソリューションズ株式会社。経理歴8年の担当者が、上司からこう言われました。「来月から資金繰りをお願いします。前任のAさんは今月末で異動です。」引き継いだのは、次の3つだけです。

• 「資金繰り表.xlsx」というExcelファイル1つ。12か月分の行と、入金・出金の項目が並んでいる。
• 共有フォルダのショートカット。中に何が入っているかは開いてみないと分からない。
• 前任者と話せる時間は、合計で2時間ほど。引継ぎ期間が短く、それ以上は取れない。

分からないことは、こういう種類のものでした。

• 資金繰り表の各行が何を指しているのか。「その他入金」に何が入るのか、表からは分からない。
• 毎日やること、毎週やること、毎月やることの区別がつかない。前任者は何かを毎日見ていたようだが、それが何かは分からない。
• 誰に何を聞けばよいか分からない。入金予定は営業に聞くのか、経理の別担当に聞くのか。
• いつまでに何を決めないと支払いが止まるのかが分からない。これがいちばん怖い。

「資金繰りとは」を検索すると一般的な説明は出てきますが、自社のこの表をどう回すのかは、どこにも書いていません。

2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか

分からないことを、AIに聞けば分かるものと、人に聞くしかないものに分けます。ここが分かれると、2時間の使い道が決まります。

(a) 一般的な用語と表の構造
AIが得意。資金繰り表に一般にどんな項目があり、それぞれ何を意味するか。

(b) 自社固有のこと
AIは知らない。「その他入金」に実際に何が入っているか、支払サイト、承認ルート、銀行との取り決め。

(c) 時間軸への落とし込み
一般形はAIが作れる。日付は自社のもの。

(d) 誰に聞くかのリスト
AIに作らせて、人が確定する。

3. AIに任せること／人が判断すること

4. 実行 ― AIとのやりとり

往復1回目 ― 一般論しか返ってこなかった

往復2回目 ― AIが日付を作った

5. エラーと例外 ― うまくいかないとき

• AIがまた一般論に戻る … 自社の資料の実物（見出し行だけでも）を毎回渡します。渡す情報が増えるほど具体的になります。ただし金額と口座情報は渡しません。
• 社内の略語が通じない … 「SS計上」「先方都合分」のような社内用語を、AIは知らないのに推測して説明してきます。社内用語はAIに説明させず、前任者に聞きます。
• 前任者に聞けなかった項目が残った … 「未確定リスト」として別に残します。初月は、分からないまま運用を変えません。前任者のやり方をそのまま踏襲し、理由が分かってから変えます。
• 初月の安全策 … 初月は、支払実行の前に上司または前任者にダブルチェックを依頼します。「自分だけで判断しない月」を最初に1回作っておきます。

6. 検証 ― 正しいとどう言えるか

この活用例の成果物はチェックリストなので、数字の照合はできません。代わりに次の4つで確かめます。

1. 前任者に30分だけ見てもらう。作ったチェックリストを見せて、抜けを指摘してもらいます。ゼロから教わるより、作ったものを直してもらうほうが、短い時間で済みます。
2. 初月の実績と、資金繰り表の予測を突き合わせる。差が大きい項目が、理解が足りていない項目です。
3. 「なぜこの数字なのか説明できない行」がゼロになるまで質問を続ける。説明できない行が残っているうちは、まだ引き継げていません。
4. （要確認）が1つも残っていないことを確認する。

7. 注意点

8. After ― 翌月以降、何が変わるか

• 「分からないことが分からない」状態が、質問リストという形になります。
• 前任者との2時間を、AIに聞けば分かることではなく、自社固有のことだけに使えます。
• 作ったチェックリストが、そのまま次の担当者への引継ぎ資料になります。自分が受け取れなかったものを、次の人には渡せます。
• 初月を越えたあと、どこを変えるべきかを自分の言葉で説明できるようになります。

応用 ― 難易度を上げる場合

同じ型が、初めて担当する業務すべてに使えます。決算、税務申告、固定資産管理、連結。変えるのは【事実／入力】に貼る資料の見出しだけです。慣れてきたら、自分の理解をAIに説明して、抜けている観点を指摘させる使い方もできます（ただしAIの指摘も一般論なので、自社で確認します）。