他部署から来た数字が、合っているのかわからないとき

営業から届く検収予定一覧を、先月分と比べて「変わったところ」を4種類に分け、営業に聞く質問の形にする方法です。数字が正しいかの判断と計上の可否は人が行い、答えは営業が持っています。

1. Before ― 手元はどうなっているか

架空のITコンサル企業、オリオンテクノロジーズ株式会社。毎月、営業部から「今月の検収予定一覧」がExcelで届きます。経理はこれをもとに売上を計上しています。

• 一覧は営業が作っている。案件名／顧客／金額／検収予定日／担当者、が40行ほど。
• 経理は、案件の中身を知らない。「この案件、本当に今月検収なのか」を判断する材料が手元にない。
• 先月も同じ一覧が来て、同じように計上した。そのうち1件が、翌月に「やっぱり検収がずれました」となり、修正した。
• 営業に聞けば答えてくれる。ただ、40行全部を聞くわけにはいかない。何を聞けばいいかがわからない。

経理が他部署の数字を「正しい」と言うことはできません。できるのは、聞くべきところを絞って、聞くことです。

2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか

(a) 先月の一覧と今月の一覧を比べる
変わったところだけ見る。全部は見ない。

(b) 変わり方を種類で分ける
先月なくて今月ある／先月あって今月ない／両方あるが金額や日付が違う／先月も今月も載っている（持ち越し）。

(c) 種類ごとに「営業に聞く質問」を作る
「この案件、先月も検収予定でしたが、今月はどうなりましたか」。

(d) 営業に聞く
人がやる。

3. AIに任せること／人が判断すること

4. 実行 ― AIとのやりとり

準備 ― 2か月分の一覧を用意する

先月の一覧と今月の一覧を、顧客名と案件名を記号に置き換え、金額を丸めて貼ります。案件の識別ができれば十分なので、「案件A-01」のような記号で構いません（先月と今月で同じ案件が同じ記号になるようにします）。

往復1回目 ― AIが「妥当です」と言った

往復2回目 ― 質問文を営業向けに整える

「Dの6件について、営業担当者に送る確認メールの下書きを作ってください。責める調子にならないように、『先月も予定に入っていたので、状況を教えてください』という趣旨で、案件ごとに1行ずつ。」と頼みます。

往復3回目 ― 次回用の3行メモ

「今回わかったことを、来月この確認をする人向けの3行メモにしてください。」と頼みます。

5. エラーと例外 ― うまくいかないとき

• 案件の記号が先月と今月で揃わない … 案件名の表記ゆれ（全角半角、末尾のスペース）が原因です。貼る前にExcelで揃えます。揃えないと、同じ案件がAとBに分かれて出ます。
• 差分が多すぎる … 先月から40件中30件が変わっているなら、一覧の作り方自体が月ごとに違う可能性があります。営業に「一覧の作り方」を聞く方が先です。
• 営業から返事が来ない … 返事がない案件は計上しない、と部内で決めておきます。返事がないまま計上して、あとで修正する方が高くつきます。
• AIが「持ち越しは計上を見送るべき」と言い出す … 判断はさせません。持ち越しでも今月検収なら計上します。答えは営業が持っています。
• 顧客名を消したら案件が識別できない … 記号の対応表を手元に置きます。AIには記号だけ渡します。

6. 検証 ― 正しいとどう言えるか

1. Dの案件について、営業の回答を1件ずつ記録したか。「今月検収」「来月にずれた」「失注」のどれか。
2. 先月の一覧で計上した案件が、今月の一覧でどうなったかを追えるか。追えない案件があれば、Bに入っているはずです。
3. 確認した結果と、実際の計上が一致しているか。
4. 翌月、「やっぱりずれました」が減ったか。減っていなければ、聞く相手か聞き方を変えます。

7. 注意点

8. After ― 翌月以降、何が変わるか

• 40行を眺めて不安になる時間が、「Dを見る」に変わります。
• 営業への確認が、責める形ではなく「状況を教えてください」の形に定着します。
• 「やっぱりずれました」の修正が減ります。
• 3行メモが月ごとにたまり、どの案件が持ち越しやすいかが見えてきます。

応用 ― 難易度を上げる場合

同じ型が、人事からの賞与見込み、購買からの発注残、開発からの外注費見込みなど、他部署が作って経理が使う一覧すべてに使えます。変えるのは4種類の名前だけです。慣れてきたら、Dの案件だけを抜き出すExcelの数式を作っておくと、AIに貼る前に自分で見られるようになります。