法人カードの明細と経費精算の申請を突き合わせ、未申請・二重申請を出す
法人カードの利用明細と経費精算システムの申請を、日付・金額・利用先で突き合わせ、「明細にあるのに申請がない」「申請が2件ある」「金額が違う」をAIに出させる方法です。突合はAI、未申請の理由と私的利用かどうかの確認は人、経費の可否は規程。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のITコンサル企業、オリオンテクノロジーズ株式会社。営業と管理職に法人カードを配っています。カードの利用は、本人が経費精算システムで申請する規程です。
- カード会社からの請求額と、申請された金額の合計が、毎月合わない。差額が何かを追いかけていない。
- 申請されていない利用がある。本人が忘れている。締めを過ぎてから申請が来る。
- 同じ利用が2回申請されている。カードの明細と、領収書の両方で申請した。
- 私的利用かどうかを見る前に、まず「申請がない利用」が分からない。
経費の可否と私的利用の扱いは、規程の話。この記事でやるのは、カードの明細と申請を突き合わせ、未申請・二重申請・金額違いを出すことです。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) カードの利用明細を出す … カード記号（利用者の職位）／利用日／利用先／金額。
(b) 経費精算の申請を出す … 申請番号／申請者の職位／利用日／利用先／金額／支払方法（法人カード・立替）。
(c) 突き合わせる … 明細にあって申請がない／申請が2件以上／金額が違う／立替で申請されているがカード明細にもある。AI。
(d) 出たものを本人に確認する … 人。
(e) 締めの前に突合する運用にする。
未申請の利用が私的利用かどうか、経費として認めるか。AIに利用先を見せて「私的利用の可能性は」と聞くと、利用先の名前から推測します。それは本人に聞くことで、扱いは規程です。AIに任せるのは、突き合わせて「合わないもの」を出すまで。それから、利用者の氏名をAIに渡さない（職位かカード記号で）。
3. AIに任せること／人が判断すること
- カード明細と申請を、日付・金額・利用先で突き合わせる
- 未申請・二重申請・金額違い・立替とカードの重複を出す
- 利用者（職位・カード記号）ごとに集計する
- 本人への確認文の下書き（利用日・利用先・金額を示して「申請をお願いします」）
- 未申請の理由と、私的利用かどうか（本人に確認）
- 二重申請の取り消し
- 経費の可否（規程）
- 突合を締めの手順に入れるか
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― カード明細と申請
カード会社の利用明細（カード記号／利用日／利用先／金額）と、経費精算システムの申請（申請番号／職位／利用日／利用先／金額／支払方法）。利用者の氏名は含めず、職位かカード記号に。金額はそのまま。
往復1回目 ― AIが「私的利用の可能性」と書いた
②の「未申請」の1行に、利用先の名前から「飲食店のため私的利用の可能性があります」と付いていた。
飲食店でも、顧客との会食なら経費です。利用先の名前から推測すると、本人に聞く前に疑いが記録に残ります。禁止事項に書いていてもこうなります。
「利用の内容や私的利用に関する記述をすべて削除し、②は事実の表だけにしてください。」
未申請 8件、二重申請 2組、金額違い 3件、立替とカードの重複 1件。
③の確認文を本人に送ります。未申請8件は、6件が申請忘れ、1件が翌月に申請予定、1件が本人も分からない利用（カード会社に問い合わせ）でした。「分からない利用」は、疑うのではなく、まずカード会社に。二重申請2組と立替の重複1件は、本人に取り消してもらいます。
往復2回目 ― 「金額違い」の中身
「金額違い」3件はすべて、明細の金額が申請より数百円多い。「チップまたは手数料の差と考えられます」と付いていた。
3件の抽出は正しい。原因は推測で、本人が領収書の金額で申請し、カードの引き落としに海外の手数料が乗った、などは本人と明細を見ないと分かりません。
「原因の記述を削除してください。」
表だけになった。
3件とも海外の利用で、申請は現地通貨の領収書から換算した金額、明細はカード会社の換算レートと手数料でした。「海外利用は明細の金額で申請する」を規程の運用に足すかを、規程の所管と決めます。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- カードの明細が締めの後に届く … カード会社のサイトで、締め前に利用明細を取ります。届くのを待たない。
- 申請の利用先の書き方が明細と違う … 日付と金額だけで突き合わせます。利用先は参考。
- 未申請が多すぎる … 本人ごとの件数を職位で集計し、多い人には上司から。締めの前に「未申請の一覧」を本人に送る運用にします。
- AIがまた内容を推測する … 削除。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- ②に、私的利用や利用内容の推測が残っていないか。
- 未申請の全件について、本人の確認結果（申請済み・翌月・不明→カード会社）が記録されたか。
- カード会社の請求額と、申請の合計＋未申請の合計が一致したか。
- 翌月、未申請と二重申請の件数が減ったか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 「請求額と申請が合わない」が、「未申請8件・二重2組・金額違い3件、すべて確認済み」になります。
- 未申請が締めの前に本人に届き、締め後の申請が減ります。
- 海外利用の申請の仕方のように、規程の運用の穴が見つかります。
- カードの請求額が、申請と突き合わせ済みで支払われます。
- 先月のカード明細と申請の合計を比べ、差額を出す
- 明細の上から10件について、申請があるか探す
- ない利用が1件でもあれば、それが「未申請」の第1号
応用 ― 難易度を上げる場合
差戻しの集計は経費精算の差戻し理由を集計して、申請前のチェック項目にする、小口現金からカードへの移行は小口現金の使途を集計して、「小口でなくてよい支払」を仕分けるへ。毎月同じ突合なら、①②の抽出はPythonにさせてよいです（AI製ツールの運用）。