現金実査の記録を、金種・立会・差異・処理の型で残す
月末の現金実査を「実査日時／立会者／金種別の枚数と金額／帳簿残高／差異／差異の処理／署名」の型で記録し、過去の実査記録から差異の出やすい拠点・時期をAIに集計させる方法です。型と集計はAI、数えるのも立ち会うのも差異の原因を決めるのも人。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のIT企業、サンライズソリューションズ株式会社。本社と支社2か所に小口現金があり、月末に担当者が数えています。
- 実査の記録が、出納帳の欄外に「○月○日 実査 OK」と書いてあるだけ。誰が数えて、誰が立ち会ったか、金種はどうだったか、残っていない。
- 差異が出たとき、どう処理したかが記録にない。「雑損で落とした」「翌日見つかった」が、担当者の記憶にしかない。
- 監査法人から「実査の記録を見せてください」と言われて、欄外のメモを見せた。「立会の記録は」と聞かれて、答えられなかった。
- 支社の実査を、担当者1人でやっている。数えた本人しか知らない。
実査の方法と頻度は規程の話。この記事でやるのは、実査を記録の型で残し、過去の記録から差異の傾向を見ることです。数えるのも立ち会うのも人。AIは現金を数えられません。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) 実査記録の型を決める … 実査日時／拠点／実査者／立会者／金種別の枚数と金額／合計／帳簿残高／差異／差異の原因／差異の処理（仕訳番号）／署名。AI（型の下書き）。
(b) 実査のたびに、型に記入する … 人。立会者も署名。
(c) 四半期ごとに、記録を集計する … 拠点別・月別の差異の件数と金額、立会の有無、処理までの日数。AI。
(d) 差異の出やすい拠点・時期について、原因と対策を考える … 人。規程の所管と。
実査そのもの、立会、差異の原因の決定。当たり前ですが、AIは現金を数えられず、立ち会えません。この記事のAIの役割は、記録の型を作り、たまった記録を集計するところまでです。それから、差異の原因（「釣り銭の渡し間違いと思われる」）をAIに書かせない。原因は、出納帳とレシートを見た実査者と立会者が書き、書けなければ「不明」と書きます。
3. AIに任せること／人が判断すること
- 実査記録の型（Excelのシート）の下書きを作る
- 金種別の枚数から合計を計算し、帳簿残高との差異を出す（記入時の検算）
- 四半期ごとに、拠点別・月別の差異の件数・金額、立会の有無、処理までの日数を集計する
- 「差異が出たのに処理の記録がない」実査を出す
- 実査と立会（数える・確認する・署名する）
- 差異の原因（出納帳・レシートを見て。書けなければ「不明」）
- 差異の処理（上司の承認、仕訳）
- 差異の傾向への対策（規程の所管と）
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― いまの実査のやり方と、過去のメモ
いまの実査のやり方（誰が・いつ・どう数えているか）のメモと、過去の実査のメモや出納帳の欄外の記録（あれば）。拠点は記号、実査者・立会者は職位。
往復1回目 ― AIが原因を書いた
③で、支社Bの3月の差異 −320 に「釣り銭の渡し間違いの可能性」、6月の +1,000 に「立替の返金の記入漏れと推定」と付いていた。①の型もできていた。
過去の差異の原因は、当時の出納帳とレシートを見た人にしか分かりません。推定が記録に転記されると、「原因：釣り銭の渡し間違い」が事実になります。禁止事項に書いていてもこうなります。
「原因の推測を削除し、③は差異と処理の記録の有無だけにしてください。」
③は、差異のあった実査が12か月で7回。うち処理の記録があるのは2回。②で、立会者の記録は3拠点とも「残っていない」。
①の型を、今月の実査から使います。立会者は、実査者と別の人。支社は担当者1人なので、支社長か、本社からオンラインで立ち会うかを上司と決めます。過去の差異5回の原因は「不明（記録なし）」として、型に書き込みます。不明も記録。
往復2回目 ― 四半期の集計
3か月分の実査記録（型で記録したもの）を貼って、次のように頼みます。「拠点別・月別に、差異の件数と金額、立会の有無、差異から処理までの日数を集計してください。傾向の解釈は書かないでください。」
集計はできた。支社Bは3か月とも差異あり（各 −100〜−300）、本社と支社Cは差異なし。末尾に「支社Bは管理に問題がある可能性があります」。
支社Bに差異が集中している事実は重要。ただし「管理に問題」は評価で、支社Bだけ来客対応の小口が多い（釣り銭が発生する）のかもしれません。
「評価の記述を削除し、集計の表だけにしてください。」
表だけになった。
支社Bの3か月の記録の「原因」欄を読みます。3回とも「来客用の飲料の購入で、釣り銭の受け取り忘れ」でした。原因が記録に残っていたから、対策（飲料は本社で一括購入して送る）が決められました。型で記録する前は、「支社Bは合わない」で終わっていました。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- 支社に立会者がいない … 本社からオンラインで立ち会う（金種を画面で見せてもらう）か、支社長に立ち会ってもらいます。「立会なし」の記録を続けない。
- 差異の原因が分からない … 「不明」と書き、処理（上司の承認と仕訳）を記録します。不明のまま処理しないで残す方が、後で困ります。
- 記録が続かない … 型が長すぎます。金種・合計・帳簿残高・差異・署名の5項目に減らします。原因と処理は差異があったときだけ。
- AIがまた原因や評価を書く … 削除。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- 今月の実査記録に、実査者と立会者の両方の署名があるか。
- 差異があった実査に、原因（または「不明」）と処理の記録があるか。
- 過去の記録に、AIの推測した原因が混ざっていないか。
- 監査法人の「実査の記録を」に、型の記録で答えられたか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 「実査 OK」のメモが、金種・立会・差異・処理・署名の記録になります。
- 差異の原因が記録に残り、四半期の集計で対策が決められます。
- 監査法人への「立会の記録は」に、署名で答えられます。
- 支社の実査に立会が入り、1人で数える状態がなくなります。
- 直近の実査の記録を探し、「誰が立ち会ったか」が書いてあるか見る
- 次の実査を、金種別に数えて、合計と帳簿残高と差異を1枚に書く
- 実査者と別の人に、その1枚に署名してもらう
応用 ― 難易度を上げる場合
小口そのものを減らすなら小口現金の使途を集計して、「小口でなくてよい支払」を仕分けるへ。銀行口座の残高と帳簿の差異は銀行残高と帳簿が合わないとき、差異の一覧を作る。固定資産の現物の確認も同じ「記録の型」の考え方で、固定資産の実査の前に、「現物のない資産」「台帳にない現物」の候補を出す。