従業員の立替金・仮払の精算漏れを、月次で「発生日・相手・用途・経過日数」の一覧にして本人と上司に知らせる
従業員への仮払（出張の前渡しなど）と、従業員が立て替えて未精算のもの（申請されていない法人カードの利用など）を、月次で「発生日／従業員記号／用途の区分／金額の規模／経過日数」の一覧にし、経過日数の長い順と、同じ人に複数残っているものをAIに出させて、本人と上司に知らせる方法です。整理と抽出はAI、精算の督促は経理、精算できない理由の確認は上司。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のIT企業、サンライズソリューションズ株式会社。出張の前渡しや、法人カードで立て替えた費用の精算は、社内の経費精算の仕組みで回っています。仮払金・仮受金の一覧は科目ベース。従業員ごとに見ると、こうなっています。
- 仮払金の残高が月末に減らず、誰の何の分かをその都度調べている。
- 法人カードの利用があるのに、経費精算の申請が出ていないものがある（カード明細との突合で見つかる）。見つかったあと、精算されたかを追っていない。
- 同じ人に、3か月前の仮払と先月の仮払が両方残っている。本人は忙しくて忘れている。上司は知らない。
- 督促を経理が個別にしていて、誰に何回言ったかの記録がない。
精算の仕組みを変える話ではありません。この記事でやるのは、月に1回、未精算を従業員ごとの一覧にして、本人と上司に同じものを見せることです。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) 未精算の元になる一覧を集める … 仮払金の明細（発生日／従業員記号／用途の区分／金額）、法人カードの利用で申請のないもの（利用日／従業員記号／金額）、前月の未精算一覧（督促の回数つき）。
(b) 従業員ごとにまとめ、①経過日数の長い順、②同じ人に2件以上、③前月も一覧にあった（督促済み）もの、を出す … AI。
(c) 本人に一覧の自分の分を、上司に部下の分を送る … 経理。文面は事実だけ。
(d) 精算できない理由（出張がまだ終わっていない、領収書を紛失した）を上司が確かめて、経理に伝える … 上司。
(e) 一定の経過日数を超えたものの扱い（給与からの控除の可否など）は、規程と責任者の判断 … 責任者。
精算できない理由の判断、経過日数を超えたものの扱い。「3か月未精算」の理由は、長期出張中かもしれないし、領収書の紛失かもしれません。上司が確かめ、扱いは規程と責任者。AIに理由を推測させず、督促の文面に評価を入れません。それから、従業員名はAIに渡しません。記号と部門と、金額は規模で。
3. AIに任せること／人が判断すること
- 仮払の明細と未申請のカード利用を、従業員ごとにまとめる
- 経過日数の長い順、同じ人に複数、前月からの継続、を出す
- 本人向け・上司向けの通知文（事実だけ）の下書き
- 月ごとの未精算の件数・経過日数の推移の集計
- 通知を送る相手と送り方（経理）
- 精算できない理由の確認（上司）
- 経過日数を超えたものの扱い（規程と責任者）
- 精算の仕組みの改善（責任者）
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― 記号と部門と規模
従業員は記号、部門は名前、金額は規模（〜1万円／〜5万円／5万円超）。用途の区分は「出張前渡し／カード未申請／その他」。従業員名と実際の金額は渡しません。
往復1回目 ― AIが「評価」を書いた
①で従業員記号E31が経過日数95日・3件。④の上司向けの通知文に「E31は複数の未精算が長期化しており、精算意識の徹底をお願いします」と書かれていた。
95日・3件は見たかったもの。「意識の徹底」は人への評価で、E31は海外出張が続いて精算の機会がなかった人でした。禁止事項に書いていてもこうなります。上司に送る文にこれが入ると、上司がそのまま本人に言います。
「評価の記述を削除し、通知文は事実の一覧と『理由があれば経理までお知らせください』の1行だけにしてください。」
①は18人。②は2件以上が6人。③は継続が22件、新規が43件。④は事実だけの通知文。
通知を送ります。E31の上司から「海外出張中で、来週帰国後に精算」と返事。一覧に「理由：出張中、精算予定日」を書きます。理由は上司が確かめ、経理は記録。
往復2回目 ― 継続22件の「扱い」
③の継続22件のうち督促3回以上が5件。付記に「3回督促しても精算されないものは、給与からの控除を検討すべきです」とあった。
5件の事実は大事。「給与からの控除」は規程と責任者の判断で、しかも労務の話が絡みます。AIの一文が一覧に残ると、経理が勝手に決めたように見えます。
「扱いに関する記述を削除し、③は表だけにしてください。」
表だけになった。
督促3回以上の5件を責任者に報告します。責任者が規程を確かめ、上司と本人に個別に話す。経理の役割は一覧と報告まで。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- 仮払の明細に従業員の情報がない（科目残高だけ） … 仮払のときに従業員記号を摘要に入れる運用にします。今月は分かる分だけ。
- 本人に通知が届いても精算されない … 上司にも送っているので、上司から。それでも動かなければ責任者へ。経理が何度も個別に言わない。
- 退職者の未精算 … 責任者と人事の話。一覧には「退職」と印を付けて分けます。
- AIがまた評価や扱いを書く … 削除。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- 仮払金の残高の全額が、従業員ごとの一覧の合計と一致しているか。誰の分か分からない残高がないか。
- 経過日数の長いものすべてに、上司が確かめた理由と精算予定日があるか。
- 継続の件数が、月を追って減っているか。
- 通知文と一覧に、AIの評価や扱いの提案が混ざっていないか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 仮払金の残高が、「誰の・何の・いつから」で説明できます。
- 本人と上司が同じ一覧を見るので、経理の個別の督促が減ります。
- 理由のある未精算（出張中）と、理由のない未精算が分かれます。
- 継続の推移が、精算の仕組みを直すかどうかの材料になります。
- 仮払金の残高の明細を開き、一番古い1件が誰の何の分かを言えるか試す
- 言えなければ、それが一覧の最初の行
- その人の上司が、その仮払を知っているかを考える
応用 ― 難易度を上げる場合
科目ベースの仮払・仮受は仮払金・仮受金の残高を、発生日・相手・理由つきの一覧にして精算候補を出す、カード明細との突合は法人カードの明細と経費精算の申請を突き合わせ、未申請・二重申請を出すへ。小口現金の仕分けは小口現金の使途を集計して、「小口でなくてよい支払」を仕分ける。