保有する有価証券の異動（取得・売却・減資・株式分割）を、稟議・証券会社の報告書・帳簿の3つで四半期ごとに突き合わせる

四半期ごとに、有価証券の異動を「稟議（取得・売却の決裁）」「証券会社や発行会社からの報告書（数量・分割・減資の通知）」「帳簿（銘柄別の数量・簿価の増減）」の3つから一覧にし、「稟議にあるが帳簿にない」「報告書にあるが帳簿の数量が変わっていない」「帳簿にあるが稟議がない」をAIに出させる方法です。突合はAI、異動の確認と処理は経理、評価と会計処理は会計基準の原文と監査法人との協議。

1. Before ― 手元はどうなっているか

架空のIT企業、サンライズソリューションズ株式会社。取引先の株式や投資先の持分を保有していて、時価の取り方は銘柄ごとの一覧にしてあります。「数量と簿価」の側で、こうなります。

• 株式分割があったのに帳簿の数量が変わっておらず、期末に気づいた。発行会社からの通知が、担当者の受信箱で止まっていた。
• 取得の稟議は通っているが、帳簿への計上が翌四半期になっていた。約定日と受渡日と稟議日がばらばら。
• 売却の報告書が証券会社から来ているが、帳簿はまだ売却前の数量。
• 帳簿にある銘柄の一部に、取得の稟議が見つからない。昔からある銘柄で、誰も経緯を知らない。

評価と会計処理は基準と監査法人の話。この記事でやるのは、四半期ごとに、稟議・報告書・帳簿の3つで異動を突き合わせて、ずれを期末より前に見つけることです。

2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか

(a) 3つの一覧を集める … 稟議（銘柄記号／取得・売却／数量／決裁日）、報告書（銘柄記号／異動の種類：取得・売却・分割・減資・併合／数量／日付）、帳簿（銘柄記号／期首数量／増減／期末数量）。金額は渡さない。
(b) 銘柄記号で突き合わせ、①稟議にあって帳簿の増減にない、②報告書にあって帳簿の数量が変わっていない、③帳簿の増減にあって稟議も報告書もない、④3つの数量が一致しない、を出す … AI。
(c) ①〜④の理由を確かめ、帳簿を直すか、稟議・報告書を探す … 経理。
(d) 分割・減資・併合の会計処理は、基準の原文と監査法人との協議 … 責任者。
(e) 期末には、四半期ごとの突合の記録を監査法人に示す … 経理。

3. AIに任せること／人が判断すること

4. 実行 ― AIとのやりとり

準備 ― 記号と数量と日付

銘柄は記号（S01〜）。3つの一覧とも、数量と日付と異動の種類だけ。銘柄名・金額・簿価は渡しません。

往復1回目 ― AIが「処理」を書いた

往復2回目 ― 「稟議も報告書もない」S03

5. エラーと例外 ― うまくいかないとき

• 報告書が紙で、一覧にするのが大変 … 四半期に1回、異動のあった銘柄だけ。異動がなければ「異動なし」の1行。
• 非上場の投資先で、報告書が来ない … 投資先に「異動があれば通知」を頼み、四半期ごとに「異動なし」の確認を取ります。
• 約定日・受渡日・稟議日のどれで帳簿に載せるかが決まっていない … 会計処理の話なので、基準の原文と監査法人で決め、一覧の「対応する日付」を揃えます。
• AIがまた処理や推測を書く … 削除。毎回。

6. 検証 ― 正しいとどう言えるか

1. 帳簿の期末数量が、証券会社の残高報告（数量）と一致しているか。
2. ①〜④のすべての不一致に、理由と処理の記録があるか。
3. 分割・減資などの異動が、四半期のうちに帳簿に反映されているか。期末に見つかっていないか。
4. 一覧に、AIの処理や推測が混ざっていないか。

7. 注意点

8. After ― 翌月以降、何が変わるか

• 分割・減資・売却が、期末ではなく四半期のうちに帳簿に反映されます。
• 通知の受け取り先が経理に揃い、受信箱で止まらなくなります。
• 四半期の突合の記録が、期末の監査法人への説明になります。
• 稟議のない銘柄の経緯が、一度調べれば一覧に残ります。

応用 ― 難易度を上げる場合

時価の取り方は保有する有価証券の時価の「取り方」を、銘柄ごとの一覧にする、固定資産の異動は除却・移動の申請が経理に届いていない資産を、稟議と総務の記録から拾うへ。持分法の会社の資料は持分法適用会社から届く決算資料を、前回と比べて「変わったところ」と「届いていないもの」を出す。