償却資産の申告前に、固定資産台帳の増減と前年の申告一覧を突き合わせる
固定資産台帳の1年間の増減（取得・除却・移動）と、前年に申告した資産の一覧を並べ、「台帳にあって申告一覧にない」「申告一覧にあって台帳にない」「所在地が変わった」資産をAIに出させる方法です。申告対象かどうか・評価は自治体の手引きと税理士、AIには判定させません。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のITコンサル企業、オリオンテクノロジーズ株式会社。本社と支社3か所に、サーバー・什器・内装設備などの資産があります。年明けに、拠点ごとの自治体へ償却資産の申告をします。税理士が申告書を作り、経理が資料を渡します。
- 前年に申告した資産の一覧はある。ただ、この1年で買ったもの・捨てたもの・拠点間で動かしたものが、その一覧に反映されているかを確かめていない。
- 固定資産台帳と申告一覧で、資産の名前の付け方が違う。台帳は「サーバー機器一式」、申告一覧は「サーバー」。同じものかどうかが見た目で分からない。
- 支社の統合で、資産が本社に移った。台帳の所在地は変えたが、申告一覧の拠点は去年のまま。
- 除却したはずの什器が、申告一覧に残っていた年がある。税理士の指摘で分かった。
申告の対象かどうか、どう評価するかは、自治体の手引きと税理士の話。この記事でやるのは、その前段の「台帳と申告一覧のずれを、渡す前に出す」ことです。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) 固定資産台帳から、この1年の増減を出す … 取得／除却／所在地の変更。資産番号／名称／取得日／取得価額／所在地。
(b) 前年の申告一覧を、資産番号で台帳と対応づける … 資産番号が申告一覧にないなら、名称と取得日で。
(c) 3種類のずれを出す … 台帳にあって申告一覧にない／申告一覧にあって台帳にない（除却済み？）／所在地が違う。AI。
(d) ずれの原因を人が確かめ、税理士に渡す … 対象かどうかの判定は税理士。
申告の対象かどうか、どう評価するかの判定。AIに「この資産は申告対象ですか」と聞くと答えますが、自治体ごとの手引きと、その資産の実態（建物に固定されているか、リースか）に照らして正しいかは、AIには確かめられません。判定は自治体の手引きの原文と、税理士。それから、台帳と申告一覧の「同じ資産か」の最終確認も人（名前が似ているだけのものをAIは同じにします）。AIに任せるのは、ずれの候補を出すまで。
3. AIに任せること／人が判断すること
- 台帳の増減と前年の申告一覧を並べ、3種類のずれの候補を出す
- 資産番号で対応づかないものを、名称・取得日・取得価額の近さで「同じ資産の候補」として並べる（確定はしない）
- 拠点ごとに、増減の一覧を整える
- 税理士に渡す「今年の増減と、確認したいずれ」のメモの下書き
- 「同じ資産の候補」が本当に同じか（現物・取得時の書類で）
- ずれの原因（除却の記録、移動の記録を見る）
- 申告の対象・評価（自治体の手引き・税理士）
- 台帳と申告一覧の名称の付け方を揃えるか
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― 台帳の増減と前年の申告一覧
固定資産台帳から、この1年の取得・除却・所在地変更の一覧（資産番号／名称／取得日／取得価額／所在地／異動の種類）と、前年の申告一覧（拠点ごと。資産番号があれば番号も）。金額は千円単位、拠点は「拠点A」の記号。
往復1回目 ― AIが「対象外」と判定した
①に「申告対象」の列が付き、「ソフトウェア：対象外」「車両：対象外（別の税の対象）」「内装設備：対象」と書かれていた。
それは判定です。一般論としては聞いたことがある区別でも、その資産の実態と自治体の手引きに照らして正しいかは、AIには確かめられません。この列が税理士に渡る資料に残ると、「経理が対象外と判定した」ことになります。禁止事項に書いていてもこうなります。
「『申告対象』の列と、対象・対象外に関する記述をすべて削除してください。ずれの表だけにしてください。」
①は取得12件、②は除却済み4件と台帳にないもの2件、③は所在地違い9件（支社Bから本社への移動）。
②の「台帳にない2件」を調べます。この架空例では、1件は3年前に除却したのに申告一覧に残り続けていたもの、1件は資産番号の付け替えで台帳では別番号になっていたものでした。残り続けていた1件は、税理士に「除却済み」として伝えます。過去の申告をどうするかは税理士と。
往復2回目 ― 「同じ資産の候補」の取り違え
④で「台帳：サーバー機器一式（2023-04、1,800）／申告一覧：サーバー（2023-04、1,800）／近い点：取得日・価額」が並んだ。もう1組、「台帳：会議室モニター（2022-10、320）／申告一覧：モニター（2022-10、320）」も。ただし後者は、申告一覧では拠点Cで、台帳では拠点Aだった。
前者は同じ資産でよさそう。後者は、同じ日に同じ価額のモニターを2拠点で買っていた可能性があります。AIは「近い」を出しただけで、同じとは言っていません（正しい）。同じかどうかは、取得時の書類で人が確かめます。
（なし）
取得時の請求書を見ると、モニターは2台で、拠点Aと拠点Cに1台ずつでした。申告一覧には拠点Cの1台しかなく、拠点Aの1台は申告一覧に載っていませんでした。①の「取得」には出てこない（取得は2022年）のに、④の候補から漏れが見つかった。税理士に伝えます。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- 申告一覧に資産番号がない … 今年の申告から、台帳の資産番号を申告一覧に書く欄を作ります。来年から④が要らなくなります。
- 台帳の所在地が更新されていない … 拠点の統合・移転があった年は、総務に「実際にどこにあるか」を確認します。台帳の所在地は、申告の前提。
- 資産が多すぎる … 取得価額の大きい順に、上位で価額の8割を占める資産だけ④をやります。残りは番号での突合のみ。
- AIがまた判定する … 削除。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- ずれの表に、申告対象・対象外の判定が残っていないか。
- ①②③のずれの全部について、原因を記録で確かめ、税理士に伝えたか。
- ④の「候補」について、同じかどうかを取得時の書類で確かめたか。
- 申告後に、税理士や自治体から「台帳と違う」という指摘がなかったか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 除却済みの資産が申告一覧に残り続ける、という漏れが止まります。
- 拠点の移動が、申告一覧に反映されます。
- 台帳と申告一覧が資産番号でつながり、来年の突合が数分で終わります。
- 税理士に渡す資料が、「台帳の増減」と「確認したいずれ」に分かれ、税理士側の判定が早くなります。
- 前年の申告一覧を開き、資産番号の欄があるか見る
- 台帳で今年「除却」になった資産を3件選び、申告一覧に残っていないか探す
- 残っていれば、それが今年最初に税理士に伝えること
応用 ― 難易度を上げる場合
台帳と一覧の突合を毎年やるなら、資産番号での突合はPythonにさせてよいです（AIが作った業務ツールを、翌月も別の人も使える状態にするの型）。判定は変わらず税理士。法人税の資料集めは去年の別表を手がかりに、今年の加算・減算項目の元データを集める、税務調査で台帳を求められたときは税務調査の資料依頼リストを、所在・担当・期限の表にするへ。