電子申告の送信記録と受信通知を、申告ごとの一覧にして「控えがどこにあるか」を揃える
法人税・消費税・地方税などの電子申告について、「何を・いつ・誰が送信し、受信通知はどこに保存したか」を申告ごとの一覧にし、受信通知の保存が確認できない申告と、送信者と確認者が同じ申告をAIに出させる方法です。整理と抽出はAI、保存場所の確認と申告内容の責任は担当者と税理士、手順の見直しは責任者。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のITコンサル企業、オリオンテクノロジーズ株式会社。法人税・消費税・地方税の申告は税理士と分担して電子申告で出しています。申告そのものは終わっている。でも、あとから困ります。
- 「去年の消費税の受信通知はどこ？」と監査法人に聞かれ、前任者のフォルダを探している。メールに添付されていたのか、システムからダウンロードしたのか、分からない。
- 税理士が送信した申告と、自社で送信した申告が混ざっている。どちらの控えを見ればよいのか、申告ごとに違う。
- 送信した人と、送信内容を確認した人が同じ。1人で完結していて、送信前に誰も見ていない申告がある。
- 地方税は自治体ごとに送信していて、全部送ったかどうかを数えたことがない。
申告の中身は税理士との話。この記事でやるのは、申告ごとに「送信・確認・受信通知の保存」を1行の記録にして、控えを探さなくてよくすることです。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) 記録の型を決める … 税目／対象期間／提出先／送信者（自社・税理士、職位）／送信日／送信前の確認者（職位）／受信通知の保存場所（フォルダ名・ファイル名）／控えの保存場所。
(b) 今年の申告について、記録を埋める … 担当者。過去分は分かる範囲で。
(c) 記録を集め、①受信通知の保存場所が空欄の申告、②送信者と確認者が同じ申告、③去年あって今年ない申告（提出先の抜け）、を出す … AI。
(d) 空欄の申告の受信通知を探して保存し、記録を埋める … 担当者。
(e) 送信前の確認の手順と、保存場所の決まりを見直す … 責任者。
申告の内容が正しいか、期限や保存の要件を満たしているか。この記事の一覧は「記録があるか・控えがどこか」を示すだけで、申告の中身と要件の話は税理士と国税庁の公表資料の原文で確かめます。それから、申告書のデータや受信通知そのものはAIに渡しません。渡すのは記録の一覧（税目・日付・職位・保存場所の名前）だけ。
3. AIに任せること／人が判断すること
- 申告ごとの記録の型（1行の書式）を作る
- 記録を集めて、受信通知の保存場所が空欄の申告を出す
- 送信者と確認者が同じ申告、去年あって今年ない提出先を出す
- 保存場所のフォルダ名の揺れ（同じ申告が別の名前で保存されている）をまとめる
- 記録の記入と、受信通知の保存（担当者）
- 申告の内容と要件（税理士と原文で）
- 送信前の確認者を分ける手順（責任者）
- 保存場所の決まり（責任者）
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― 記録の一覧だけ
今年と去年の申告について、税目／対象期間／提出先／送信者／送信日／確認者／受信通知の保存場所／控えの保存場所を、分かる範囲で一覧に。申告書のデータ・受信通知の中身は渡しません。人は職位。
往復1回目 ― AIが「申告漏れ」と書いた
③で「地方税×B市」が去年あって今年ない。その行に「申告漏れの可能性があるため、至急提出期限を確認してください」と付いていた。
去年あって今年ない、という事実は見たかったもの。「申告漏れ」は断定、「期限を確認」は要件の話で、B市の事業所は去年閉じたので今年は提出先でない、が答えでした。禁止事項に書いていてもこうなります。
「申告漏れや期限に関する記述を削除し、③は表だけにしてください。」
①は保存場所が空欄の申告が9件（去年の分が7件）。②は送信者と確認者が同じ職位が4件、確認者空欄が6件。③はB市の1件。④は「税目_年度」「年度_税目」「受信通知」だけ、の3種類の揺れ。
①の9件のうち、去年の7件は税理士の側に受信通知があり、自社には控えがなかったと分かりました。税理士にもらって保存し、記録を埋めます。今年の2件は担当者のメールに残っていました。
往復2回目 ― 「1人で完結」の10件
②の10件について、「送信者と確認者を分けることが必須であり、現状は統制上の不備です」と付いていた。
10件の抽出はよい。「必須」「不備」は手順の判断で、この会社が確認者を分けるかどうか、税理士が送信する申告では自社の確認をどう位置づけるかは、責任者が決めることです。
「手順の評価を削除し、②を送信者の区分（自社・税理士）ごとに分けてください。」
自社送信で1人完結が4件、税理士送信で自社の確認者が空欄が6件。
責任者と決めたのは、自社送信は送信前に別の人が確認して記録する。税理士送信は、送信前に税理士から届く内容を自社の担当者が見て確認者に記録する。要件ではなく、この会社の手順として。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- 過去の受信通知がどうしても見つからない … 税理士に聞く。それでもなければ「見つからない」と記録に残し、責任者に伝えます。ないものを埋めません。
- 税理士が送信した申告の記録を、税理士が持っている … 記録の型を共有して、送信のたびに1行もらいます。
- 提出先が多くて一覧が長い … 税目ごとにシートを分けます。一覧が長いのは、それだけ提出先があるということ。
- AIがまた要件や評価を書く … 削除。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- 今年の申告すべてに、受信通知と控えの保存場所が記録されているか。空欄が0か。
- 記録の保存場所を開くと、実際にファイルがあるか。記録だけで実物がない、がないか。
- 自社送信の申告に、送信者と別の確認者が記録されているか。
- 一覧に、AIの要件の判断や申告漏れの断定が混ざっていないか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 「受信通知はどこ？」に、一覧の1行で答えられます。
- 税理士が持っている控えと、自社の控えが揃います。
- 1人で完結している申告がなくなり、送信前の確認が記録に残ります。
- 去年の一覧が、今年の「提出先の抜け」を見つける元になります。
- 直近の申告を1つ選び、受信通知がどこにあるかを30秒で開けるか試す
- 開けなければ、それが記録の最初の空欄
- その申告を送信前に誰が確認したかを思い出す。思い出せなければ、確認者の空欄
応用 ― 難易度を上げる場合
申告の元データの集め方は去年の別表を手がかりに、今年の加算・減算項目の元データを集める、消費税の集計資料は消費税申告の集計資料を、前年の資料と同じ形に揃えて税理士に渡すへ。電子データの保存状況は電子取引のデータが「実際にどこに、どう残っているか」を棚卸しする。