締め後に届いた請求書を集計して、翌月の未払計上の漏れ候補にする
月次を締めたあとに届いた「先月分」の請求書を、相手・内容・金額・毎月かどうかで集計し、「毎月同じ相手から締め後に届く」ものを翌月の未払計上の候補リストにする方法です。集計と候補はAI、計上するかと金額の見積りは人、締め後に届く相手への依頼も人。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のIT企業、サンライズソリューションズ株式会社。月次を6営業日目に締めます。締めたあとに、先月分の請求書が届きます。
- 締め後に届いた請求書は、翌月の費用になる。翌月の外注費に2か月分が乗り、部門別損益がぶれる。
- 毎月同じ相手から締め後に届く。クラウドの利用料、外注先の月末締め請求。分かっているのに、締め前に未払計上していない。
- 未払計上の金額が分からないから計上しない、が理由。先月の金額なら分かるのに。
- 締め後に届いた請求書の一覧がない。「たしか何件かあった」で終わる。
未払計上をするか、いくらで計上するかは、経理の判断（金額が大きければ監査法人と）。この記事でやるのは、締め後に届いた請求書を毎月集計し、「毎月届く相手」を翌月の計上候補にすることです。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) 締め後に届いた「先月分」の請求書を一覧にする … 相手記号／内容／金額／請求日／到着日／計上した月。3か月分。
(b) 相手ごとに、3か月で何回締め後に届いたかを数える … AI。
(c) 「毎月届く」相手について、先月の金額を並べ、翌月の未払計上の候補リストにする … AI。
(d) 候補について、計上するか・いくらで計上するか（先月と同額か、契約の金額か）を決める … 人。
(e) 締め後に届く相手に、締め前に請求書か金額の連絡をもらえないか頼む … 人。
未払計上をするかどうか、いくらで計上するか。AIに「この相手の今月分はいくらか」と聞くと、先月の金額を「見込み」として出しますが、今月の利用量や契約の変更はAIには分かりません。金額は契約と実績を見た人が決め、重要なものは監査法人と。AIに任せるのは、締め後に届いた請求書の集計と、候補の抽出まで。
3. AIに任せること／人が判断すること
- 締め後に届いた請求書の一覧を、相手ごとに3か月分集計する
- 3か月とも締め後に届いた相手を「毎月届く」として出す
- 「毎月届く」相手について、過去3か月の金額を並べる（見込みは出さない）
- 締め後に届く相手への依頼文の下書き（締め前に請求書か金額の連絡を）
- 未払計上するかどうか、金額（契約・実績から）
- 相手への依頼（締め前に連絡をもらう）
- 金額の大きい候補の扱い（監査法人と）
- 締めの手順に「未払計上の候補リストの確認」を入れるか
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― 締め後に届いた請求書の記録
過去3か月の、締め後に届いた先月分の請求書の一覧（相手記号／内容／金額／請求日／到着日／計上した月）。相手は記号、金額は千円単位。記録がなければ、今月から到着日を仕訳の摘要に書き始めます。
往復1回目 ― AIが「見込み額」を書いた
②の候補リストに「今月の見込み額（3か月平均）」の列が付き、「合計 2,340 を未払計上することを推奨します」と末尾にあった。
3か月平均は今月の金額ではありません。クラウドの利用量が増えた月、外注が終わった月には合いません。「推奨」は判断。禁止事項に書いていてもこうなります。
「見込み額の列と推奨を削除し、過去3か月の金額だけにしてください。」
「毎月届く」相手は6社。過去3か月の金額が並んだ。
6社について、契約（月額固定か従量か）を見て、固定の4社は契約の金額で、従量の2社は利用の実績を確認して未払計上の金額を決めます。締めの手順に「候補リストの6社を締め前に確認」を足します。
往復2回目 ― 「毎月ではないが大きい」相手
①で、3か月のうち1回だけ締め後に届いた相手Wの金額が 4,800 で、候補6社の合計より大きかった。AIは「1回のみのため候補外」としていた。
問題ではなく、①の集計があったから気づけた点です。「毎月届く」だけを候補にすると、たまに届く大きな請求書が漏れます。追加の指示は出しません。
相手Wは四半期ごとの保守料でした。候補リストに「四半期ごと」の欄を足し、該当月に確認することにします。「毎月」と「金額が大きい」の両方を候補の条件にします。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- 到着日の記録がない … 今月から、仕訳の摘要に到着日を書きます。3か月たてば集計できます。
- 相手が締め前に連絡をくれない … 契約の金額か、先月の実績で計上し、翌月に精算します。金額をどう見積もるかは、金額が大きければ監査法人と。
- 候補が多すぎる … 金額の大きい順に、上位で金額の8割を占める相手だけ。残りは翌月計上のままにするか、上司と決めます。
- AIがまた見込み額を書く … 削除。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- 候補リストに、AIの見込み額や推奨が残っていないか。
- 候補の全相手について、計上するか・金額をどう決めるかを記録したか。
- 翌月、費用に2か月分が乗る科目が減ったか。
- 締め後に届く請求書の件数が、依頼によって減ったか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 「たしか何件かあった」が、相手ごとの3か月の集計になります。
- 毎月届く6社が締め前に未払計上され、翌月に2か月分が乗らなくなります。
- 四半期の保守料のような「たまに届く大きいもの」が、該当月に確認されます。
- 相手に締め前の連絡を頼み、締め後に届く請求書そのものが減ります。
- 先月の締め後に届いた先月分の請求書を、思い出せるだけ数える
- そのうち「毎月同じ相手」を数える
- 1社選んで、契約の金額が分かるか見る。分かれば、来月は締め前に計上できる
応用 ― 難易度を上げる場合
締め後の修正の記録は締め後に入れた修正仕訳を、理由・依頼者・影響科目つきの一覧にして翌月に活かす、相手への依頼の型は提出が遅い相手に、角を立てずに出してもらうときへ。締め前の点検は月次を締める前に、自分で10分だけ見直したいとき。