支払の承認に回す前に、「請求書・発注（契約）・検収」の3点が揃っているかを一覧にして、揃っていない支払を止める
今月の支払予定の1件ずつについて、「請求書がある／発注書または契約書がある／検収（納品・完了）の記録がある」の3点の有無を一覧にし、揃っていない支払と、揃っているが3点の金額・相手・内容が一致しない支払をAIに出させて、承認に回す前に担当者が確かめる方法です。一覧と抽出はAI、3点を揃える作業と例外の判断は担当者と責任者、支払の承認は決裁者。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のITコンサル企業、オリオンテクノロジーズ株式会社。支払の前には、二重払いと振込先の確認と、請求書と契約の条件の突き合わせをしています。承認の段階で、こうなります。
- 承認者に「この支払、発注書は？」「検収は済んでる？」と差し戻される。支払日に間に合わなくなる。
- 請求書だけで支払に回っているものがある。発注の記録がなく、誰が頼んだのか分からない。
- 発注書はあるが、金額が請求書と違う。追加作業があったのか、間違いか、支払の直前に聞いている。
- 「3点揃えて」と言っているが、揃っているかを一覧で見たことがない。
承認の基準そのものは決裁の話。この記事でやるのは、承認に回す前に、3点の有無と一致を一覧にして、揃っていない支払を先に止めることです。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) 3点の定義を決める … ①請求書、②発注書または契約書（どちらかがあればよい。定期の契約は契約書）、③検収の記録（納品書への受領印、完了報告、システムの検収登録のどれか）。
(b) 今月の支払予定（支払No.／相手記号／金額／内容の区分）と、3点それぞれの有無・所在・金額・相手・内容を集める … 人。
(c) 支払ごとに3点の有無を一覧にし、①3点のどれかがない支払、②3点はあるが金額・相手・内容が一致しない支払、③発注書の金額より請求書の金額が大きい支払、を出す … AI。
(d) ①は揃えてから承認に回す。②③は理由を確かめ、例外なら責任者が認める … 担当者と責任者。
(e) 承認者には、一覧の「3点の有無」の列を付けて回す … 担当者。
3点が揃っていない支払を認めるかどうか、金額の違いを認めるかどうか。「発注書がない」は、少額で発注書を省略する決まりの範囲かもしれないし、口頭発注の問題かもしれません。例外の判断は責任者、支払の承認は決裁者。それから、相手先名と口座番号はAIに渡しません。記号と金額と区分だけ。3点の書類そのものも渡しません（有無と金額だけ）。
3. AIに任せること／人が判断すること
- 支払ごとの3点の有無を一覧にする
- どれかがない支払、3点の金額・相手・内容が一致しない支払、請求が発注を上回る支払を出す
- 内容の区分ごとに「3点が揃っている率」を出す
- 承認者向けの一覧の書式（3点の有無の列つき）
- 3点を揃える作業（担当者が発注部門に聞く）
- 揃っていない支払を認めるか（責任者、決まりの範囲で）
- 金額の違いの理由の確認と扱い（担当者と責任者）
- 支払の承認（決裁者）
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― 支払と3点の有無
支払No.／相手記号／金額／内容の区分と、3点それぞれの有無・金額・相手記号・内容の区分。相手先名・口座・書類そのものは渡しません。
往復1回目 ― AIが「止めるべき」と書いた
②で発注書がない支払が18件。表の下に「発注書のない支払は統制上の問題があるため、すべて支払を保留すべきです」と付いていた。
18件は見たかったもの。「すべて保留」は判断で、18件のうち少額で省略の決まりの範囲のものがあります。禁止事項に書いていてもこうなります。この一文が承認者に見えると、承認者が全部止めます。
「判断の記述を削除し、②は表だけにしてください。」
①は110件。②は発注書なし18件、検収なし9件、請求書なし（前払の契約）2件。③は一致しないのが7件。④は請求が発注を上回るのが5件。
発注書なし18件のうち、11件は少額で決まりの範囲。7件は発注部門に発注の記録を出してもらい、2件は口頭発注だったので責任者が例外として認めるかを決めます。検収なし9件は、検収を待ってから承認に回します。
往復2回目 ― 請求が発注を上回る5件
④の5件について、「追加作業が発生したものと考えられ、変更発注書の取得を推奨します」と付いていた。
5件の抽出はよい。「追加作業」は推測で、1件は請求書の側の間違い（単価が違う）でした。推測が書かれると、担当者が「変更発注書を取る」方向で動いてしまいます。
「推測と推奨を削除し、④は表だけにしてください。」
表だけになった。
5件を発注部門に聞くと、3件は追加作業（変更発注書を取る）、1件は請求書の間違い（取引先に再発行を頼む）、1件は発注書の側が古い版。それぞれ揃えてから承認に回します。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- 検収の記録が「メールで完了報告」しかない … それも検収の記録。メールの日付と送信者の職位を所在に書きます。
- 定期の契約（月額のサービス）で、毎月の検収がない … 契約書と、サービスが提供された事実（利用の記録）を検収の代わりにするか、責任者が決めて3点の定義に書きます。
- 支払日直前に一覧を作って、揃える時間がない … 支払日の5営業日前に回します。揃わない支払は次回に回す、を決まりにします。
- AIがまた判断や推測を書く … 削除。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- 承認に回した支払すべてに、3点の有無の一覧が付いているか。
- 3点が揃っていない支払が、責任者の例外の記録なしに承認されていないか。
- 承認者からの「発注書は？」の差し戻しが減ったか。
- 一覧に、AIの判断や推測が混ざっていないか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 承認者からの差し戻しが、承認の前に担当者の手で片づきます。
- 発注の記録がない支払が、支払の5営業日前に見つかります。
- 請求が発注を上回る支払が、理由つきで承認に回ります。
- 内容の区分ごとの「揃っている率」が、発注部門との話の材料になります。
- 次の支払予定から3件選び、請求書・発注（契約）・検収の3点がどこにあるかを探す
- 3点とも5分以内に見つかるかを試す
- 見つからない書類が、一覧の最初の「なし」
応用 ― 難易度を上げる場合
二重払いと振込先は支払う前に、二重払いと振込先の変更を自分で止める、請求書と契約の条件は請求書の条件が契約書・発注書と違う箇所を、支払前に洗い出すへ。決裁基準との突合は決裁基準（金額・承認者）と実際の承認記録を突き合わせ、基準と違う承認を出す。