契約書・領収書の印紙について、「要否の確認先・貼った日・金額の規模・保管場所」の記録を契約ごとに残す
印紙の要否を税理士に確認した契約書・領収書について、「文書の種類／要否の確認先と日付／貼った日／貼った人／金額の規模／原本の保管場所／電子契約かどうか」を1件ずつ記録し、「要否を確認したのに貼付の記録がない文書」「貼付の記録があるのに確認の記録がない文書」「原本の保管場所が空欄の文書」をAIに出させる方法です。整理と抽出はAI、要否と税額は税理士と国税庁の公表資料、貼付と保管は担当者。
1. Before ― 手元はどうなっているか
架空のIT企業、サンライズソリューションズ株式会社。印紙の要否は候補を拾って税理士に確認する形で回っています。確認したあとの側で、こうなります。
- 「この契約書、印紙貼った？」が契約のたびに起きる。貼った人が分からない。貼ったかどうかも、原本を見ないと分からない。
- 税理士に「要」と言われた文書に、貼付の記録がない。貼り忘れか、記録し忘れか。
- 電子契約に切り替えた文書と、紙の文書が混ざっていて、どちらか分からない。
- 原本の保管場所が、法務・営業・経理でばらばら。税務調査で「原本を見せてください」と言われて探す。
要否と税額は税理士と原文の話。この記事でやるのは、確認・貼付・保管の記録を1件ずつ残して、「貼った？」を記録で答えられるようにすることです。
2. 問題の分解 ― 何を整えれば進むのか
(a) 記録の型を決める … 文書記号／文書の種類（社内の区分）／相手先記号／作成日／電子・紙／要否の確認先（税理士）と確認日／確認結果（要・不要）／貼った日／貼った人（職位）／金額の規模／原本の保管場所。
(b) 契約や領収書の発行のたびに1行を書く … 担当者（法務・営業・経理のうち、原本を持つ人）。
(c) 月次で、①確認結果が「要」なのに貼付の記録がない文書、②貼付の記録があるのに確認の記録がない文書、③原本の保管場所が空欄の文書、④電子・紙が空欄の文書、を出す … AI。
(d) ①は原本を見て貼付を確かめ、②は税理士に確認、③④は担当者に聞いて埋める … 経理。
(e) 記録を、税務調査の資料の一覧に加える … 責任者。
印紙の要否、税額、電子契約の扱い。これらは税理士と国税庁の公表資料の原文で確かめることで、記録は「確認した・貼った・保管した」の事実だけです。AIに「この契約書に印紙は要るか」を聞きません。それから、契約書の中身と相手先名はAIに渡しません。記号と種類と日付だけ。
3. AIに任せること／人が判断すること
- 記録の型と、月次の確認の手順
- 要なのに貼付の記録がない文書、貼付があるのに確認の記録がない文書、保管場所が空欄の文書を出す
- 文書の種類ごとの件数と、要・不要の内訳（確認済みの結果の集計）
- 税務調査の資料の一覧に加えるための書式
- 要否と税額（税理士と国税庁の公表資料）
- 貼付と原本の保管（担当者）
- 記録の空欄を埋める（担当者に聞いて）
- 電子契約への切り替えの判断（責任者と法務）
4. 実行 ― AIとのやりとり
準備 ― 記録の一覧
今年の記録（文書記号／種類／相手先記号／作成日／電子・紙／確認先と日付／結果／貼付日／貼った人の職位／規模／保管場所）。契約書の中身と相手先名は渡しません。
往復1回目 ― AIが「要否」を書いた
④で「業務委託契約書」の確認結果が空欄のものが14件。表の下に「業務委託契約書は一般に課税文書に該当するため、貼付が必要と考えられます」と付いていた。
空欄14件は見たかったもの。「課税文書に該当」は要否の判定で、この記事の範囲外です。契約の中身によって扱いは変わり、税理士と原文で確かめることです。禁止事項に書いていてもこうなります。
「要否に関する記述を削除し、④は表だけにしてください。」
①は「要」なのに貼付日が空欄が6件。②は貼付があるのに確認の記録がないのが9件。③は保管場所が空欄が22件、電子・紙が空欄が15件。④は種類7つの内訳。
①の6件は原本を見ます。4件は貼ってあって記録し忘れ、2件は貼っていなかった。2件は税理士に相談して対応を決めます。②の9件は、税理士に確認の記録を頼みます（前任者が口頭で聞いていたもの）。
往復2回目 ― 「電子・紙」の空欄
③の電子・紙が空欄の15件について、「作成日が今年の文書は電子契約に移行済みのため『電子』と推定できます」と埋められていた。
推定で「電子」にすると、紙で結んだ契約が電子として記録されます。電子か紙かは印紙の扱いに関わる事実で、担当者に聞いて埋めるところです。
「推定した値を削除し、空欄に戻してください。」
15件が空欄に戻った。
担当者に聞くと、15件のうち11件が電子、4件が紙（相手先の都合）。紙の4件は原本の保管場所も確かめて埋めます。記録の型に「電子・紙は必須」と書き、空欄で保存できないようにします。
5. エラーと例外 ― うまくいかないとき
- 過去の文書の記録がない … 今年の分から始めます。過去の分は、税務調査の資料の一覧に「記録なし」と書き、必要なら原本を見て遡ります。
- 原本を持つ人が経理でない（法務・営業） … 記録の1行を、原本を持つ人に書いてもらいます。経理は月次の点検だけ。
- 電子契約と紙が混在する相手先 … 文書ごとに記録します。相手先ごとではなく。
- AIがまた要否や推定を書く … 削除・戻す。毎回。
6. 検証 ― 正しいとどう言えるか
- 今年の文書すべてに、要否の確認先と確認日、確認結果があるか。
- 「要」の文書すべてに、貼付日と貼った人があるか。原本を見て貼ってあるか。
- 原本の保管場所が、記録から辿れるか。
- 記録に、AIの要否の判定や推定が混ざっていないか。
7. 注意点
8. After ― 翌月以降、何が変わるか
- 「貼った？」に、記録の1行で答えられます。原本を見に行かなくても。
- 「要」なのに貼っていない文書が、月次で見つかります。
- 原本の保管場所が記録で辿れ、税務調査で探さなくなります。
- 種類ごとの要・不要の集計が、税理士との確認を効率化する材料になります（判定は税理士）。
- 今月結んだ契約書を1つ選び、印紙の要否を誰にいつ確認したかを言えるか試す
- 言えなければ、それが記録の最初の空欄
- その契約書の原本がどこにあるかを、探さずに言えるか試す
応用 ― 難易度を上げる場合
要否の候補拾いは契約書・領収書の一覧から、印紙の要否を税理士に確認する候補を拾う、紙の書類の流れは紙で届いた請求書・領収書の「受け取り→スキャン→保存→原本の扱い」を、担当・期限つきの1枚に描くへ。税務調査の資料の所在は税務調査の資料依頼リストを、所在・担当・期限の表にする。